Mikä on kirjattu sähköposti?
Kirjattu sähköposti on kirjattu lähetys, joka kulkee sähköpostina eikä postin kautta. Siitä tallennetaan, kuka viestin lähetti, milloin se lähetettiin ja milloin se toimitettiin. Tällä sivulla kerrotaan, mitä se tarkoittaa – olitpa saanut tällaisen viestin tai haluatpa itse lähettää sellaisen.
Olet saanut kirjatun sähköpostin
Joku on lähettänyt sinulle asiakirjan ja haluaa pystyä osoittamaan, että lähetys on tehty ja milloin. Se voi olla esimerkiksi reklamaatio, huomautus tai vaatimus. Viesti tulee meidän osoitteestamme, koska hoidamme toimituksen, mutta emme ole lähettäjä emmekä vastaa sisällöstä.
Viesti tulee osoitteesta aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl. Osoite on hollanninkielinen ("aangetekende brief versturen" tarkoittaa "lähetä kirjattu kirje"), koska toimitus kulkee SecuMailerin kautta. SecuMailer on alankomaalainen hyväksytty palveluntarjoaja. Näin on myös silloin, kun lähettäjä on suomalainen.
Näin tunnistat, että viesti on aito
- Viesti tulee osoitteesta aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl.
- Lähettäjän nimi on viestissä, ja se on vahvistettu pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella – ei vain kirjoitettu tekstikenttään.
- Viestissä on viitetunnus, joka alkaa kirjaimilla AM.
- Saat matkapuhelinnumeroosi tekstiviestinä koodin. Tarvitset koodin saadaksesi asiakirjan.
Mitä emme koskaan tee
- Emme koskaan pyydä sinua tunnistautumaan pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella. Vastaanottajana käytät vain tekstiviestikoodia.
- Emme koskaan kysy salasanoja tai korttitietoja.
- Emme koskaan pyydä maksua viestin lukemisesta.
- Emme koskaan pyydä sinua asentamaan mitään tai luomaan tiliä.
Mitä sinun pitää tehdä nyt? Jos haluat asiakirjan, syötä tekstiviestikoodi, kun sitä pyydetään. Vasta sen jälkeen asiakirja toimitetaan sinulle. Jos et koskaan syötä koodia, et saa asiakirjaa, ja lähettäjä saa vain todisteen siitä, ettei toimitus onnistunut.
Asiakirjassa voi olla määräaika. Jos lähettäjä ei saa toimitettua asiakirjaa sähköisesti, hän voi lähettää sen muulla tavalla, esimerkiksi postitse.
Jos haluat vastata, vastaa sähköpostiin. Vastauksesi menee suoraan lähettäjälle eikä meille.
Epäiletkö viestin aitoutta?
- Älä napsauta linkkejä äläkä syötä koodia ennen kuin olet tarkistanut viestin.
- Tarkista lähettäjän osoite ja viite yllä kuvatulla tavalla.
- Ota yhteyttä lähettäjään itse tuntemaasi kanavaa pitkin, esimerkiksi puhelinnumeroon tai sähköpostiosoitteeseen, joka sinulla jo on, ja kysy, onko viesti häneltä.
- Lähetä sähköpostia osoitteeseen support@briefverzenden.nl ja mainitse viite.
- Voit itse tarkistaa, että Secumail B.V. on hyväksytty palveluntarjoaja – katso kohta ”Tarkista itse” sivun lopusta.
Näin se toimii, vaihe vaiheelta
- 1
Lähettäjä tunnistautuu
Pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella. Kirjattu lähetys ei ole minkään arvoinen, jos ei ole varmaa, kuka sen lähettää, eikä kirjoitettu nimi todista mitään. Tunnistuksessa vahvistettu nimi näkyy vastaanottajalle lähetetyssä viestissä.
- 2
Lähettäjä lataa asiakirjan palveluun ja antaa vastaanottajan tiedot
Kirje PDF-tiedostona sekä vastaanottajan sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero. Numero on pakollinen: ilman tekstiviestikoodia vastaanottaja ei voi tunnistautua, ja ilman tunnistautumista toimitusta ei tapahdu – syntyy vain todiste siitä, ettei toimitus onnistunut.
- 3
Vastaanottaja tunnistautuu tekstiviestikoodilla
Tämä tapahtuu ennen kuin asiakirja toimitetaan. Koodi lähetetään lähettäjän ilmoittamaan numeroon, ja tunnistus täyttää eIDAS-asetuksen korotetun tai korkean varmuustason vaatimukset. Jos vastaanottaja ei koskaan syötä koodia, asiakirjaa ei toimiteta.
- 4
Viesti leimataan ja toimitetaan
Viesti saa hyväksytyn sähköisen leiman ja hyväksytyn aikaleiman, ja sen jälkeen se toimitetaan vastaanottajan sähköpostilaatikkoon. Leima osoittaa myöhemmin, ettei viestiä ole muutettu matkalla.
- 5
Todiste laaditaan
Sekä lähettämisestä että toimittamisesta. Siinä on tarkka ajankohta ja vastaanottavan sähköpostipalvelimen vastaus. Jos toimitus ei onnistu, sekin kirjataan – epäonnistunut toimitus on myös todiste.
Mitä todisteessa on
Todiste on kolmisivuinen PDF. Ensimmäinen sivu kuvaa lähetyksen, toinen osoittaa, ettei viestiä ole muutettu matkalla, ja kolmas selittää, mitä kentät tarkoittavat. Todisteessa on seuraavat tiedot:
| Kenttä | Mitä se kertoo |
|---|---|
| Lähettäjä ja vastaanottaja | Molemmat sähköpostiosoitteet sekä organisaatio, jonka puolesta viesti lähetettiin. |
| Lähetyksen aikaleima | Päivä ja kellonaika, jolloin viesti lähti palvelusta. |
| Vastaanoton aikaleima | Päivä ja kellonaika, jolloin vastaanottajan sähköpostipalvelin otti viestin vastaan. |
| Aihe ja liitteet | Aihe sekä jokaisen liitetiedoston nimi ja koko. |
| Message ID | Juuri tämän viestin yksilöllinen tunniste. |
| Tiiviste (kaksi kertaa) | Sisällöstä laskettu tiivistearvo, kerran saapuessa ja kerran toimitettaessa. Jos arvot ovat samat, mitään ei ole muutettu matkalla. |
| Toimituksen tila | Delivery, Complaint, Bounce, Portal tai Disputed – katso alta. |
| Vastaanottokuittaus | Vastaanottavan sähköpostipalvelimen vastaus sellaisenaan. |
- Delivery – viesti on toimitettu vastaanottajalle.
- Complaint – toimitettu, mutta vastaanottaja on merkinnyt sen roskapostiksi.
- Bounce – ei toimitettu. Lähettäjä saa tiedon ja syyn.
- Portal – viestiä ei voitu toimittaa turvallisesti sähköpostina, ja se on annettu saataville suojatun portaalin kautta.
- Disputed – vastaanottaja kiistää saaneensa viestin.
Mitä se tarkoittaa juridisesti
Kirjattuun sähköpostiin sovelletaan eIDAS-asetusta eli EU:n asetusta sähköisestä tunnistamisesta ja luottamuspalveluista (asetus (EU) N:o 910/2014). Asetus erottaa kaksi tasoa, ja juuri niiden ero on ratkaiseva.
Tavallisen sähköisen rekisteröidyn jakelupalvelun avulla lähetettyjen tietojen oikeusvaikutusta ja hyväksyttävyyttä todisteena ei saa kiistää pelkästään sillä perusteella, että ne ovat sähköisessä muodossa. Hyväksytyn palvelun osalta asetus menee pidemmälle: silloin oletetaan, että tiedot ovat eheitä, että tunnistettu lähettäjä on lähettänyt ne ja tunnistettu vastaanottaja vastaanottanut ne ja että ilmoitettu päivä ja kellonaika pitävät paikkansa. Tämä on eIDAS-asetuksen 43 artiklan 2 kohta.
Olettama on kumottavissa. Se siirtää todistustaakan sille, joka kiistää tiedot, mutta vastanäyttö on mahdollista. Se ei myöskään ratkaise, täyttääkö viesti lain tai sopimuksen asettamat muotovaatimukset.
Lähetyksemme kulkevat SecuMailerin (Secumail B.V.) kautta. Se on hyväksytty luottamuspalvelun tarjoaja, joka on EU:n luotetussa luettelossa ja jota valvoo alankomaalainen viranomainen Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Hyväksytty asema on voimassa koko EU:ssa, myös Suomessa. Me välitämme tilaukset, ja hyväksytyn palvelun tuottaa SecuMailer.
Huomioi nämä
- Jos laki tai sopimuksesi edellyttää kirjettä postitse, lähetä se postitse.
- Tarkista erityisesti vuokrasopimuksen irtisanomisessa ja purkamisessa, mitä laki ja sopimus edellyttävät.
- Todiste koskee lähettämistä ja toimittamista, ei sisältöä. Kirjeesi sisältö on sinun vastuullasi.
- Todiste ei kerro, onko vastaanottaja lukenut viestin.
Ero postitse lähetettyyn kirjattuun kirjeeseen
| Kirjattu sähköposti | Kirjattu kirje postitse |
|---|---|
| Lähtee heti | Toimitetaan postitse |
| Vastaanottaja tunnistautuu tekstiviestikoodilla | Vastaanottaja kuittaa lähetyksen |
| Tarvitset vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja matkapuhelinnumeron | Tarvitset vastaanottajan postiosoitteen |
| Todiste aikaleimoineen ja eheystarkistuksineen | Seuranta ja kuittaus |
| Toimii rajojen yli ilman lisämaksua | Hinta riippuu painosta ja määränpäästä |
Sähköposti on nopeampi. Lähetä postitse, kun laki tai sopimuksesi edellyttää kirjettä postitse tai kun sinulla ei ole vastaanottajan matkapuhelinnumeroa.
Mitä teemme tiedoillasi
- Käytämme vastaanottajan matkapuhelinnumeroa vain toimitukseen tarvittavaan tekstiviestikoodiin.
- Tunnistuksesta saaduista tiedoista käytämme vain lähettäjän nimeä. Nimi näkyy viestissä, koska vastaanottajan pitää nähdä, keneltä viesti tulee.
- Asiakirjaa säilytetään tilapäisesti toimitusta varten, ja sen jälkeen se poistetaan.
- Emme lue kirjettäsi emmekä käytä sen sisältöä mihinkään.
Usein kysytyt kysymykset
Onko kirjatulla sähköpostilla sama vaikutus kuin postitse lähetetyllä kirjatulla kirjeellä?
Ei automaattisesti. Hyväksytyn palvelun osalta on voimassa kumottavissa oleva olettama, että tiedot ovat muuttumattomia, että tunnistettu lähettäjä on lähettänyt ne ja tunnistettu vastaanottaja vastaanottanut ne ja että ilmoitettu päivä ja kellonaika pitävät paikkansa (eIDAS-asetuksen 43 artiklan 2 kohta). Jos laki tai sopimuksesi edellyttää kirjettä postitse, lähetä se postitse.
Miksi lähettäjällä on matkapuhelinnumeroni?
Koska sinun on tunnistauduttava ennen kuin asiakirja toimitetaan sinulle, ja se tehdään tekstiviestikoodilla. Ilman tunnistautumista ei ole toimitusta. Numeroa käytetään vain koodiin.
Mitä tapahtuu, jos en syötä koodia?
Silloin asiakirjaa ei toimiteta sinulle, ja lähettäjä saa vain todisteen siitä, ettei toimitus onnistunut. Lähettäjä voi sen jälkeen lähettää asiakirjan muulla tavalla, esimerkiksi postitse.
Tarvitsenko pankkitunnuksia saadakseni viestin?
Et. Vastaanottajana käytät vain tekstiviestikoodia. Lähettäjä on tunnistautunut pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella, et sinä. Jos sinua pyydetään tunnistautumaan pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella, pyyntö ei tule meiltä.
Näkeekö lähettäjä, olenko lukenut viestin?
Ei näe. Todiste koskee lähettämistä ja toimittamista. Siinä ei kerrota, avaatko asiakirjan ja milloin avaat sen.
Miksi sähköposti tulee alankomaalaisesta osoitteesta?
Koska toimitus kulkee SecuMailerin (Secumail B.V.) kautta, joka on hyväksytty palveluntarjoaja Alankomaissa, ja lähetämme viestit yhdestä SecuMailerille rekisteröidystä osoitteesta: aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl. "Aangetekende brief versturen" on hollantia ja tarkoittaa "lähetä kirjattu kirje". Hyväksytty asema on voimassa koko EU:ssa.
Epäilen tietojenkalastelua. Miten voin tarkistaa asian?
Tarkista, että viesti tulee osoitteesta aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl ja että siinä on viite, joka alkaa kirjaimilla AM. Emme koskaan pyydä sinua tunnistautumaan pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella emmekä kysy salasanoja, korttitietoja tai maksua. Jos epäilet, ota yhteyttä lähettäjään kanavaa pitkin, jonka tunnet itse, tai lähetä sähköpostia osoitteeseen support@briefverzenden.nl ja mainitse viite – äläkä napsauta mitään sillä välin.
Mitä tapahtuu, jos viestiä ei voida toimittaa?
Silloin se kirjataan syineen, ja lähettäjä saa siitä tiedon. Epäonnistunut toimitus on myös todiste: se osoittaa, että lähettäjä yritti ja miksi toimitus ei onnistunut.
Tarkista itse
Lähetyksemme kulkevat Secumail B.V.:n kautta, joka toimii nimellä SecuMailer. Yritys on EU:n luotetussa luettelossa (EU Trusted List) sähköisen rekisteröidyn jakelupalvelun hyväksyttynä tarjoajana, ja sitä valvoo alankomaalainen viranomainen Rijksinspectie Digitale Infrastructuur. Sinun ei tarvitse luottaa sanaamme – voit tarkistaa asian itse:
Onko sinulla kysyttävää?
Lähetä sähköpostia osoitteeseen support@briefverzenden.nl. Jos asia koskee saamaasi viestiä, mainitse viite.